Systemy rezerwacji i rejestracji online
Budujemy systemy rezerwacji i rejestracji online, w których klienci i pacjenci sami wybierają termin przez internet, a pracownicy zarządzają harmonogramem i wizytami w jednym panelu. Dzięki temu przychodnie, pracownie diagnostyczne i firmy usługowe odciążają rejestrację telefoniczną.
Z czym przychodzą do nas klienci
-
Rejestracja telefoniczna zajmuje większość dnia
Pracownicy umawiają wizyty przez telefon, a klienci nie mogą się dodzwonić. W systemie rezerwacji klient sam wybiera termin, a pracownik widzi rezerwację w panelu.
-
Gotowy kalendarz nie obsługuje Waszych warunków
Wizyta zależy od skierowania, grupy wiekowej albo opcji usługi. Formularz zadaje te pytania w kolejnych krokach, a terminy pokazuje z harmonogramu wybranej usługi.
-
Pracownicy oddzwaniają po brakujące dane
Jeśli formularz nie zbiera wszystkich informacji, ktoś musi je uzupełnić telefonicznie. Listę pytań do klienta ustalamy z Tobą, zanim zaczniemy projektować formularz.
-
Klient przychodzi nieprzygotowany
Przed wizytą klient musi wypełnić ankietę albo przeczytać instrukcję. Po rezerwacji dostaje potwierdzenie e-mailem i SMS-em oraz dokumenty do pobrania.
System rezerwacji musi zadać klientowi właściwe pytania, zanim pokaże wolny termin. W przeciwnym razie pracownicy oddzwaniają do klientów, żeby uzupełnić brakujące informacje. Dlatego pracę zaczynamy od listy usług, ich warunków i informacji, które musi podać klient.
Przykładem jest system rejestracji na badania, który zbudowaliśmy dla prywatnej przychodni wykonującej badania rezonansem magnetycznym. Jak powstaje wycena i od czego zależy cena, opisujemy na stronie oprogramowania na zamówienie.
Przychodnie i pracownie diagnostyczne
Jeśli prowadzisz przychodnię albo pracownię diagnostyczną, system rezerwacji jest jednym z wielu systemów, z których korzystasz. Systemami medycznymi, siecią i sprzętem w przychodniach i szpitalach zajmuje się Conetso Healthcare, zespół, z którym pracujemy w jednej grupie.
Technologia
Formularz rezerwacji i panel pracownika budujemy w Next.js, dzięki czemu formularz szybko wczytuje się na telefonie. Więcej o tej technologii piszemy na stronie software house Next.js.
Co robimy
- Projektujemy formularz rezerwacji w krokach, który zbiera wszystkie potrzebne informacje
- Pokazujemy wolne terminy wyliczane z harmonogramu i średniego czasu wizyty
- Konfigurujemy osobny harmonogram dla każdej kategorii usług lub badań
- Wysyłamy potwierdzenia e-mail i SMS wraz z załącznikami, np. ankietą i instrukcją przygotowania
- Budujemy panel pracownika do zarządzania wizytami, terminami i usługami
- Przygotowujemy panel administratora do zarządzania kontami użytkowników
- Dostosowujemy system do wygodnej obsługi na telefonie
- Uruchamiamy system na serwerze z domeną i certyfikatem SSL, a po wdrożeniu go utrzymujemy
Dla kogo
- Rejestracja telefoniczna zajmuje pracownikom dużą część dnia, a klienci mają trudność z dodzwonieniem się
- Twoje usługi mają warunki, których gotowe kalendarze nie obsłużą, np. różne opcje, skierowania albo grupy wiekowe
- Prowadzisz kilka rodzajów usług lub badań, a każdy z nich ma własny grafik
- Klient przed wizytą musi dostać dokumenty, ankietę albo instrukcję przygotowania
- Chcesz samodzielnie ustalać dostępność, blokować terminy i sprawdzać, które są zajęte
Formularz rezerwacji, który zbiera wszystkie potrzebne informacje
Formularz prowadzi klienta przez kolejne kroki: najpierw rodzaj usługi i jej opcje, potem termin i dane kontaktowe. Od wybranych opcji zależy, co klient zobaczy w następnym kroku. W systemie rejestracji na badania MR pacjent podaje m.in. typ wizyty, numer skierowania przy wizycie na NFZ i grupę wiekową.
- Opcje usługi sterujące kolejnymi krokami
- Dodatkowe pola tylko tam, gdzie są potrzebne
- Wygodna obsługa na telefonie i komputerze
Harmonogram, którym zarządzają pracownicy
Wolne terminy system wylicza ze średniego czasu wizyty i dostępności w poszczególnych dniach tygodnia. Każda kategoria usług może mieć osobny harmonogram. Pracownicy w panelu blokują wybrane terminy, edytują wizyty i widzą, które terminy są zajęte.
- Osobny harmonogram dla każdej kategorii
- Blokowanie terminów i edycja wizyt
- Role pracownika i administratora
Powiadomienia e-mail i SMS z dokumentami dla klienta
Po rezerwacji klient dostaje potwierdzenie e-mailem i SMS-em, a do pobrania ankietę albo instrukcję przygotowania. Gdy pracownik zmieni wizytę, wysyła klientowi powiadomienie bezpośrednio z panelu.
- Potwierdzenie rezerwacji e-mailem i SMS-em
- Ankieta i instrukcja przygotowania do pobrania
- Powiadomienie po zmianie wizyty
Jak pracujemy
-
Konsultacja
Poznajemy Twoje usługi, warunki rezerwacji i obecny sposób zapisów. Ustalamy, jakie informacje musi podać klient i jakie powiadomienia ma dostać.
-
Umowa i projekt formularza
Zakres zapisujemy w umowie. Projektujemy formularz rezerwacji i panel pracownika, a potem poprawiamy je razem z Tobą.
-
Budowa i testy
Programujemy system, testujemy rezerwacje i powiadomienia, a Ty sprawdzasz wszystko na wersji testowej.
-
Wdrożenie i szkolenie
Uruchamiamy system na serwerze z domeną i certyfikatem SSL, ustawiamy harmonogramy i szkolimy pracowników rejestracji.
Cena
Każdy projekt wyceniamy indywidualnie, po rozmowie o zakresie i wymaganiach.
- System rezerwacji i rejestracji online
- Cena zależy od: liczba kalendarzy i usług, powiadomienia e-mail i SMS, współpraca z innymi systemami.
- Utrzymanie i rozwój systemu
- Cena zależy od: serwer i hosting, kopie zapasowe, wymagany czas reakcji (SLA), pula godzin na rozwój.
Doświadczenie
- Dla prywatnej przychodni wykonującej badania rezonansem magnetycznym zbudowaliśmy system rejestracji na badania, który miał odciążyć rejestrację telefoniczną. Pacjenci zapisują się sami, a pracownicy zarządzają harmonogramem, wizytami i badaniami w panelu.
- System działa na Next.js i bazie PostgreSQL. Utrzymujemy go po wdrożeniu.
Realizacje
-
System rejestracji na badania
Rejestracja online na badania rezonansem magnetycznym w prywatnej przychodni. Pacjenci sami wybierają termin, a pracownicy zarządzają wizytami.
Bezpieczeństwo i przepisy
-
Dane o zdrowiu w formularzu rejestracji
Rodzaj badania czy informacja o znieczuleniu mówią coś o zdrowiu pacjenta, a RODO zalicza dane dotyczące zdrowia do szczególnych kategorii danych. Podstawę ich przetwarzania ustala przychodnia jako administrator. Na konsultacji ustalamy, które informacje formularz musi zbierać.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 9 ust. 1 Stan prawny na
-
Zabezpieczenia dopasowane do ryzyka
Administrator i podmiot przetwarzający stosują zabezpieczenia odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowanie danych, możliwość szybkiego przywrócenia danych po incydencie i regularne testy zabezpieczeń. W systemie z danymi pacjentów trzeba je uwzględnić już w projekcie.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 32 ust. 1 Stan prawny na
Najczęstsze pytania
Czy system rezerwacji wysyła SMS-y?
Tak. W systemie rejestracji na badania pacjent po rezerwacji dostaje potwierdzenie e-mailem i SMS-em, a pracownik może wysłać mu powiadomienie po zmianie wizyty.
Jak system wie, które terminy są wolne?
W ustawieniach harmonogramu podajesz średni czas wizyty i dostępność w poszczególnych dniach tygodnia. Na tej podstawie system wylicza wolne terminy, a pracownicy mogą oznaczyć wybrane z nich jako niedostępne.
Czy rezerwacja może zależeć od rodzaju usługi?
Tak. Każda usługa albo badanie może mieć własne opcje i osobny harmonogram. Od wybranych opcji zależy, co klient zobaczy w kolejnych krokach formularza.
Czy klient może zarezerwować termin na telefonie?
Tak. System rezerwacji działa w przeglądarce i dopasowuje się do ekranu telefonu, więc klient nie musi instalować żadnej aplikacji. System rejestracji na badania MR jest w pełni responsywny.
Kto zarządza kontami pracowników?
Administrator systemu. Zakłada konta i nimi zarządza, a pracownicy obsługują harmonogram, wizyty i usługi. W systemie rejestracji na badania MR są dwie role, pracownik i administrator.
Co trzeba przygotować przed uruchomieniem rejestracji online?
Przygotuj listę usług z ich opcjami, godziny pracy i średni czas wizyty dla każdej kategorii, treść ankiety lub instrukcji dla klienta oraz listę osób, które dostaną dostęp do panelu. Na tej podstawie ustawiamy harmonogramy przed uruchomieniem systemu.
Zobacz także
-
Aplikacje webowe dla firm
Budujemy systemy do obsługi zleceń, wycen i zamówień z osobnymi panelami dla klientów, pracowników i menedżerów.
-
Utrzymanie i rozwój aplikacji webowych
W abonamencie dodajemy nowe funkcje, instalujemy poprawki bezpieczeństwa i dbamy o serwer. Czas reakcji określa umowa SLA.
-
Conetso Healthcare
IT dla ochrony zdrowia
Systemy HIS, RIS i PACS, sieci i sprzęt w przychodniach i pracowniach diagnostycznych.
-
Conetso Healthcare
Optimed NXT
Wdrożenie i serwis systemu do prowadzenia przychodni.