Oprogramowanie dedykowane czy gotowe? Kryteria wyboru

Gotowy program wybierz wtedy, gdy Twój proces jest typowy dla branży. Dotyczy to księgowości, kadr, poczty, standardowego CRM czy dokumentacji medycznej. Oprogramowanie dedykowane ma sens, gdy proces jest nietypowy albo odróżnia Cię od konkurencji. Ma też sens, gdy budujesz produkt, który sam chcesz sprzedawać. Często najlepsze jest połączenie obu: własny system obsługuje to, co wyjątkowe, a gotowe usługi (płatności, e-mail, SMS) resztę. Poniżej opisujemy kryteria, którymi sami posługujemy się przy pierwszej rozmowie z klientem.

Kiedy gotowy program to lepszy wybór?

Gotowe oprogramowanie wygrywa w kilku sytuacjach.

• Proces jest wspólny dla tysięcy firm. Faktury, płace, kalendarz i poczta wyglądają podobnie wszędzie. Producent rozwija program dla wszystkich klientów, więc dostajesz funkcje, których sam byś nie zamówił.
• Przepisy często się zmieniają. Gdy program musi nadążać za zmianami prawa (księgowość, kadry, dokumentacja medyczna), producent z wieloma klientami robi to taniej niż jedna firma z własnym systemem.
• Potrzebujesz rozwiązania od zaraz. Konfiguracja gotowego programu trwa krócej niż budowa nowego.
• Nie masz kogo wyznaczyć do współpracy przy projekcie. System dedykowany wymaga po Twojej stronie osoby, która zna proces i odpowiada na pytania zespołu.

Przykład z naszej grupy: szpitalom i przychodniom nie proponujemy pisania własnego systemu do dokumentacji medycznej. Taki system musi nadążać za zmieniającymi się przepisami i jest złożony, więc budowa od zera rzadko ma sens. Conetso Healthcare wdraża w nich gotowy system gabinetowy, na przykład Optimed NXT. Dedykowane oprogramowanie budujemy tam, gdzie gotowy system nie sięga. Tak powstał system rejestracji na badania MR dla prywatnej przychodni.

Kiedy warto zamówić oprogramowanie dedykowane?

Oprogramowanie dedykowane opłaca się w czterech sytuacjach.

• Proces jest nietypowy i gotowe programy wymuszają obejścia. Jeśli pracownicy prowadzą równolegle arkusz, bo w programie brakuje potrzebnego pola, płacisz za licencję i za ręczną pracę.
• Proces jest Twoją przewagą. Jeśli sposób obsługi klienta odróżnia Cię od konkurencji, dopasowanie się do gotowego programu oznacza oddanie tej przewagi.
• Budujesz własny produkt. Platforma, którą chcesz sprzedawać klientom, z definicji nie istnieje jako gotowy program.
• Musisz połączyć kilka systemów. Gdy dane przepisuje się ręcznie między programami, czasem najprostszym rozwiązaniem jest aplikacja, która spina je w jeden proces.

Jak budujemy takie systemy, opisujemy na stronie o aplikacjach webowych dla firm.

Dwa przykłady z naszych realizacji

Service Quotes wspiera firmę usługową obsługującą klientów na kontraktach B2B. Klient tworzy zlecenie pod wskazanym adresem, a menedżer przydziela pracowników z wymaganymi specjalizacjami. Pracownik rejestruje przebieg pracy w terenie, a klient widzi wyceny i płaci online. Każdy z tych elementów istnieje w jakimś gotowym programie. Specyficzne dla tej firmy jest ich połączenie: trzy rodzaje kont, specjalizacje pracowników i płatności w jednym procesie.

Offer Exchange to inny przypadek. To platforma SaaS (oprogramowanie udostępniane w abonamencie przez przeglądarkę), z której firmy korzystają przy zapytaniach ofertowych i zakupach. Tu własne oprogramowanie jest samym produktem. Jednocześnie Offer Exchange nie obsługuje płatności samodzielnie, tylko korzysta ze Stripe. To dobry przykład podejścia mieszanego: budujesz to, co jest Twoim produktem, a resztę bierzesz z gotowych usług.

Jak porównać koszty obu rozwiązań?

Porównuj koszt w perspektywie kilku lat. Pierwszy rachunek pokazuje tylko część wydatków.

Pozycja	Gotowy program	System dedykowany
Start	wdrożenie i konfiguracja, migracja danych	analiza, projekt, budowa, wdrożenie
Opłaty stałe	licencje lub abonament, zwykle za użytkownika	utrzymanie i hosting
Zmiany	zależą od producenta; możesz na nie czekać albo nie dostać ich wcale	zamawiasz wtedy, gdy ich potrzebujesz
Wzrost zespołu	więcej licencji	zwykle bez dodatkowych opłat za użytkownika
Praca obok systemu	obejścia, arkusze, ręczne przepisywanie	tyle, ile przewiduje projekt

Opłaty za licencje rosną z każdym nowym pracownikiem. Koszt budowy systemu dedykowanego ponosisz głównie na początku. Ostatni wiersz tabeli najczęściej pomija się w porównaniach. Godzina pracownika, który co tydzień przepisuje dane z jednego programu do drugiego, też jest kosztem gotowego rozwiązania. Szczegółowo o tym, od czego zależy cena systemu na zamówienie, piszemy we wpisie ile kosztuje aplikacja webowa na zamówienie.

Ryzyka obu rozwiązań

Oba warianty uzależniają Cię od dostawcy, tylko w inny sposób.

Przy gotowym programie producent decyduje o cenie i kierunku rozwoju. Decyduje też o tym, czy program w ogóle będzie dalej rozwijany. Twoje dane są w jego formacie, a eksport bywa ograniczony.

Przy systemie dedykowanym zależysz od zespołu, który go zbudował. Dlatego przed podpisaniem umowy zapytaj o kod źródłowy, dokumentację i to, czy inny zespół mógłby system przejąć. Piszemy w powszechnie znanych technologiach: Next.js, React, TypeScript, .NET Core i PostgreSQL. To zmniejsza ryzyko, że tylko jedna firma na rynku zrozumie Twój system.

Pięć pytań przed decyzją

1. Czy znasz gotowy program, który obsługuje Twój proces bez obejść? Sprawdziłeś przynajmniej dwa?
2. Czy ten proces odróżnia Cię od konkurencji, czy jest taki sam jak u innych?
3. Ile czasu tygodniowo pracownicy tracą dziś na obejścia i przepisywanie danych?
4. Czy masz osobę, która może współpracować przy projekcie i podejmować decyzje?
5. Czy jesteś gotów utrzymywać system po wdrożeniu, sam albo z firmą zewnętrzną?

Jeśli na pierwsze pytanie odpowiadasz „tak”, zacznij od gotowego programu. Jeśli odpowiadasz „nie”, a odpowiedzi na drugie i trzecie są poważne, warto porozmawiać o systemie dedykowanym. Możesz też zacząć od pierwszej, małej wersji, o której piszemy we wpisie MVP dla startupu.

Jeśli nie wiesz, w którą stronę iść, opisz nam swój proces. Powiemy wprost, czy warto budować własny system, czy lepiej poszukać gotowego.